第11週「西式スケジュール管理に挑戦」

20週でマイツール――いよいよ後半戦に入りました。
みなさんの“脳ミソ”も、そろそろ「マイツール脳」に切り替わってきている頃ではないでしょうか。

さて、後半の最初のテーマは「スケジュール管理」です。
マネジメントゲーム開発者・西順一郎先生いわく、「コンピュータでやることの95％はスケジュール管理。あとは名簿と業務管理」だそうです。それほど大切なスケジュール管理――マイツールを使うなら、ぜひ“西式”スケジュール管理に挑戦してみてください。
私も、少しずつ西先生からこの技を盗んできました。みなさんにもぜひ実践してほしいと思います。

Fドンから始まる“改善”の一歩

マイツールで新しい表を作ることは、何かしらの「改善」が始まるということです。
ぜひ、“Fドン”で新しい表をつくってみてください。

Fドンで表を作るときは、

• データを並べ替えられるように
• 後で検索できるように
• 簡単に計算（TL、TM、TCなどの3大計算コマンド）できるように

ということを意識しましょう。

ポイントは、「カラム（列）」の項目です。
マイツールなら、あとからカラムを追加したり削除したりも簡単です。ここがマイツールの大きな強みです。

文字データも自在に加工できる

並べ替えや検索、計算は、なにも数字だけのものではありません。
マイツールでは、日本語のデータも自由に並べ替え、検索、計算できます。これも大きな特徴です。

“西式スケジュール管理”の本質

西式スケジュール管理の“エンジン”は、ソート（並べ替え）です。
このことを意識して、さっそく今週もチャレンジしてみてください。

スケジュール表をつくってみよう

では、さっそくスケジュール表を作成しましょう。
Fドン ドン ドン ドン で始めます。

ここでも「一行1データ」の考え方が大切です。
一行の中に同じ項目を複数作らないこと。
後から並べ替えや検索がしやすいように、項目設計を意識しましょう。

まずは「5W1H」を意識

一行1データの基本は「5W1H」。
あとで修正もできますので、まずは気軽に進めてみてください。

1.日付（WHEN）

日付は、並べ替えや検索のしやすさを考えて、「数値」で入力するのがポイントです。
ただし、「1024」ではパッと見て日付だと分かりにくいので、「10.24」のように「月.日」という形式で入力することにします。

たとえば、10月24日なら「10.24」と入力しましょう。
「10/24」や「10-24」のようにスラッシュやハイフンを使うと、並べ替えの際に正しく並ばないことがありますので注意してください。

「10.24」だと5桁ですが、余裕を持たせてカラム幅は6桁にしておくと良いでしょう。

2.曜日

曜日も意思決定に大切な情報です。
「日」「月」「火」…といった1〜2文字なので、カラム幅は3桁に設定します。

3.時間（開始・終了）

たとえば、打ち合わせが「9時半〜10時」の場合、
「930」「1000」といったように、数値のみで入力します。
「9:30」や「10:00」はマイツールのデータとしてNGです。
（データ内で「:」や「-」などの記号は使わないようにしましょう）

最大で4桁なので、カラム幅は5桁が良いでしょう。

• 開始時間は「カラ」
• 終了時間は「マデ」

とします。

4.場所（WHERE）

「どこで行うのか」を記録するカラムです。会場や場所、お客様名（社名やドメイン）の情報を入力しましょう。
カラム幅は、会場名や場所の長さに合わせて自由に設定してください。もし足りなくなっても、後から変更できるので心配いりません。

5.内容（WHAT）

「何をするか」を明記します。
カラムの幅は自由に設定してください。必要に応じて、後から変更することもできます。

6.方法（HOW）

ここでは、西先生のフォーマットに合わせて「TEL」とします。
※「TEL」とありますが、必ずしも電話番号を入力する必要はありません。

カラムの幅は、「000-0000-0000」といった電話番号を想定し、13桁＋1で14桁に設定します。

7.担当者（WHO）

誰が担当するのか、その情報を入力する列を設けましょう。
カラムの幅は自由ですが、あまり大きくなりすぎないよう、とりあえず9桁に設定します。

＜画面キャプチャー準備中＞

これで基本のフォーマットができました。
ESC（エスケープ）で表の編集を終え、Tドンでタイトルをつけます。
今回は「スケジュール」としましょう。

できれば1ページに書き込みたいですね。
第9週で学んだ「ファイルの使い方」を思い出し、スケジュール用のファイルを作って、その1ページに保存してみてください。

このように、「5W1H」を意識して項目を設計することが、後々の活用度を大きく左右します。ぜひ、あなたなりのスケジュール表を作ってみてください。

スケジュール入力と管理のコツ

フォーマットができたら、今日から1週間分のスケジュールを入力してください。
入力が終わったら、必ず保存しましょう。

これからマイツールでスケジュール管理をする際のコツをお伝えします。

• 過去の出来事は入力しないこと。
  これから先の予定だけを入力してください。
• 日付が正確でなくても大丈夫。
  とりあえず入力して、あとで修正すればOKです。
• スケジュールがない日は「アキーーーーーー」と入力すること。
  こうしておくと、1週間分すべてのスケジュールが揃います。
  また、「空いている日」を後から検索しやすくなります。

例えば――
「いつ空いていますか？」
「ちょっと待ってください。マイツールで検索します。」
SHドンドン＝＊アキ＊ドンドンドン

どうでしょう？

このように、マイツールなら自分のスケジュール管理もさくさくできます。