使い慣れた勤怠管理を、そのままWebに
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長く使ってきたFileMakerの勤怠管理。現場になじんでいて、不満があるわけではない。ただ、毎年の更新のたびに費用がすこしずつ増えていくのは、気になるところです。心当たりのある方も、多いのではないでしょうか。
わたしたちは、ある、多くの店舗にスタッフをかかえる会社で、この勤怠管理をFileMakerからWebのシステムに作り直しました。きっかけは、まさにそのライセンス費の負担です。
毎年のライセンス費という固定費
FileMakerは、業務に合わせたシステムを素早く作れる、よくできたサービスです。ただ、料金は使う人数ぶんの年間契約で、近年は値上げも続いています。スタッフが増えれば費用も増え、使い続けるかぎり、この負担は毎年かかりつづけます。
自社のシステムとして作り直せば、ライセンス費そのものがなくなります。残るのはサーバー代と保守の費用で、こちらは人数が増えても大きくは変わりません。
中身の計算から、先に作る
勤怠管理でいちばん気をつかうのは、給与にかかわる計算が変わってしまわないことです。だから画面より先に、中身から作りました。何年ぶんもの打刻データを新しいシステムに取り込み、前のシステムと同じ答えが出るか、機械で1件ずつ突き合わせて確かめる。ズレが見つかったら理由を調べて、ひとつずつ直していく。この突き合わせに合格してから、画面づくりに進みました。
画面は、いままでの形に寄せる
新しくするのは中身で、使い勝手まで新しくする必要はありません。管理画面の表の並びや言葉づかいは、長年使ってきたFileMakerの画面に寄せています。本部のみなさんに実際の画面を見てもらい、「ここは今までどおりがいい」「この欄は要らない」と意見をもらいながら、少しずつ形を合わせていきました。途中で大きく作り直した画面もあります。手間はかかっても、実際に使う人と一緒に、納得できるものを作る。そこをいちばん大事にしています。
スタッフの打刻は、これまでどおり店舗のiPadでできます。画面のデザインは、デジタル庁が公開しているデザインシステムに沿って作りました。行政のサービスにも使われている、だれにでも使いやすくするための作法です。パソコンが得意でない人にも、迷わず使ってもらえる画面をめざしています。
切り替えは、業務を止めずに
切り替えは、日々の業務を止めないことを第一に進めます。いっぺんに替えるのではなく、順番に、確かめながら。前のシステムもしばらくは残し、安心して移れるようにします。
見直しは、小さく始められます
FileMakerにかぎらず、使い慣れたサービスの値上げやサポート終了で、同じ悩みをかかえる会社は多いはずです。作り直しは大ごとに聞こえますが、いまの費用と困りごとを整理するところからなら、小さく始められます。その整理から、わたしたちが一緒に考えます。
業務システムの作り直しや移行については、社内システムの開発のページでご紹介しています。FileMakerやAccessからの移行のご相談も承っています。