電話とFAXの受発注を、ネットに
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取引先からの注文が、いまも電話とFAXで届く。受けた注文を台帳に書き写し、配達日を確かめ、納品書をつくって、工場や配送の担当へ回す。卸や製造の現場では、この受発注のやりとりを、いまも多くを人の手でこなしています。心当たりのある方も、多いのではないでしょうか。
その手作業を、そのままネットに移せます。ある食品の製造・卸の会社では、取引先だけが使う専用のネットショップをつくり、電話とFAXの注文を置きかえました。同じネットショップでも、だれでも買える通販とは、つくりの考え方がずいぶん違います。
一般には公開しない、取引先だけのお店
いちばんの違いは、お店を開く相手です。だれでも買えるのではなく、取引のある会社だけが入れるお店にしました。
入り口はログインを必須にして、招待した取引先だけが登録できます。会員登録には、合言葉のような招待コードを使います。ログインしていない人には、商品も価格も見えません。取引先ごとに会社の情報がひもづくので、どの会社からの注文かが、つねにはっきりします。会社どうしの取引、いわゆるBtoBならではの、閉じたお店です。
会社ごとの決まりごとを、画面に入れる
会社どうしの取引には、一般の通販にはない決まりごとがあります。そこを、注文する人が迷わないよう、画面と仕組みにひとつずつ入れました。
お届け先は、その会社の住所に固定。毎回の入力も、送り先のまちがいもなくなります
お届け日を選べる。ただし、配達できる曜日が決まっていない取引先には、注文を受け付けない安全弁を入れました。無理な日付での受注を、はじめから防ぎます
会社単位で止められる。取引を止めた会社は、注文できないようにできます
この業種ならではの決まりごとを、画面のなかにあらかじめ組み込んでおく。ここがいちばん大事なところです。
受けた注文が、納品書と出荷指示まで流れる
注文を受けて終わり、ではありません。いちばん手間のかかるその先まで、自動でつなぎました。
取引先がネットで注文すると、そのデータから納品書のPDFと、工場や配送に渡す出荷データの一覧表ができあがります。だれが・何を・いつ・どこへ、が、書き写しなおすことなく次の担当へ渡ります。納品書には連絡先の電話番号と自社のロゴも載せて、そのまま実務で使える形にしました。
電話やFAXの注文を、人が台帳へ書き写し、また別の紙へ写す。その二度手間、三度手間が、まとめて減ります。
作って終わりにせず、いっしょに直していく
仕組みは、公開したら完成、ではありません。毎日使ってもらうと、「ここはこうしたい」「この画面をもう少し」という声が出てきます。わたしたちは、その声にできるだけ早く、細かく応えます。
受発注のように毎日ふれるものは、使い心地のちょっとした差が、そのまま仕事のしやすさに響きます。だから作りっぱなしにはせず、使いながらいっしょに整えていく。一から組んでいるぶん、こうした手直しにもすぐ応えられます。
電話とFAXに、張りつかなくていい
こうして、取引先は自分の都合のよい時間に、ネットから発注できるようになりました。受ける側は、電話やFAXに張りついて書き写す仕事から解放されます。配達日・納品書・出荷指示までひとつながりになったぶん、写しまちがいのような小さなミスも起きにくくなります。
「ネットショップを作る」というと、一般のお客様向けの通販を思い浮かべがちです。けれど、取引先だけに限定し、会社ごとの単価や配達のルール、出荷の段取りまで作れるのは、売り方に合わせて一から組めるからです。できあいのテンプレートでは、こうした決まりごとを最後まで作りきれないことが多いのです。
わたしたちのネットショップ制作は、卸やBtoB、会社単位の販売まで、売り方に合わせて形にします。「うちの受発注も、ネットにまとめられないか」と思ったら、まずはお気軽にご相談ください。