切らす前に気づく在庫管理へ
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在庫をExcelで見ている会社で、よく聞く困りごとがあります。「気づいたら、切らしていた」。棚を見て、はじめて足りないと分かる。心当たりのある方も、多いのではないでしょうか。
なぜ切らすかというと、「この数まで減ったら注文する」という目安（発注点）が、担当者の頭の中にあるからです。表には在庫の数が並んでいても、いくつを切ったら危ないかは、詳しい人にしか分かりません。
Webにすると、この目安を画面が覚えます。在庫が発注点を割った瞬間に、画面のほうから「そろそろ頼みどきです」と教えてくれる。切らす前に動けます。どう動くかは、さわって試せる在庫管理のサンプルで確かめられます。
Excelの在庫表で、なぜ切らしてしまうのか
在庫の困りごとには、台帳ものに共通のものと、在庫ならではのものがあります。共通のほうは、名簿や顧客台帳と同じです。だれかが開いていると、あとの人は読むだけ。コピーが増えて、どれが最新か分からない。作った人の関数や色分けは、その人しか直せない。
そこに、在庫ならではの困りごとが重なります。いちばん大きいのが、さきほどの「切らしてから気づく」です。発注点が頭の中にあるので、担当者が休むと、もう頼むべきかどうかを判断できる人がいなくなります。
数が合わなくなるのも、在庫ならではです。だれがいつ何を出し入れしたか残らないので、実際の棚とExcelの数がすこしずつずれていきます。棚おろしのたびに、差を埋める作業が増えます。
発注そのものも手作業です。足りない品を目で拾って、どれをいくつ頼むか数えて、仕入先ごとに振り分ける。急いでいるときほど、この計算がこぼれます。
Webにすると、こう変わる
同じ在庫の管理でも、Excelのやり方をそのままなぞるのではなく、画面のほうが仕事を引き受けます。
これまで（Excel） | Webにすると |
|---|---|
発注点は頭の中。担当者がいないと頼みどきが分からない | 発注点を割ると画面が教える。だれが見ても頼みどきが分かる |
棚を見て、切らしてから気づく | 在庫が減った瞬間に「発注が必要です」。切らす前に動ける |
どれをいくつ頼むか、毎回数える | 発注点に達した品が仕入先ごとにまとまる。そのまま印刷・PDF |
だれがいくつ動かしたか残らず、実棚とずれる | 出し入れが記録に残る。数が合う |
発注点を割ると、画面のほうが教えてくれる
このサンプルでいちばん見てほしいのが、発注点まわりの動きです。在庫が目安を割ると、表の上に「◯品目が発注点に達しています」と合図が出ます。達した品の行は淡い黄色で浮かび上がり、危ない品が目に飛び込みます。
合図は、その場でも起きます。棚から品を出したとき、在庫数のセルで出庫を打つと、数が減ります。その一つで発注点を割ると、画面が「残り◯◯になりました。発注点に達したので、発注が必要です」と伝えます。切らしてから気づくのではなく、切らす手前で気づけます。
気づいたら、そのまま発注に進めます。発注できる人には、合図から発注書を作るボタンが出ます。足りない品が仕入先ごとに1枚ずつまとまり、印刷できます。PDFにして、そのままメールに添えることもできます。いくつ頼むかの目安も入っていて、もちろん手で直せます。
サンプルで試せること
サンプルの在庫表は、そのまま動きます。実際にさわりながら、次のあたりを試してみてください。
- さがす：品番でも品名でも仕入先でも引けます。棚の前で品番を打つ人にも当たります
- 少ない順に並べる：在庫数で並べ替えると、危ない品が上に来ます
- 出し入れする：在庫数から入庫・出庫を打つと、数が動きます。日々の増減はここでおこないます
- 品目を足す・直す：品名のリンクから直せます。新しい品も足せます
- いまのExcelを取り込む：CSVで読み込めます。書き出しはExcelでそのまま開けます
- 人によって権限を分ける：見るだけ・入力できる・管理者の3段。触れる範囲が目に見えて変わります
- みんなで同時に開く：いま一緒に見ている人が並びます。Excelの「読み取り専用」の順番待ちがなくなります
- 直した記録が残る：だれがいつ何を直したか、あとから追えます
- スマホでも読める：画面が狭いと、表が読みやすいカードに変わります
どんな人にも使えるように
この画面は、だれにとっても使いやすいことを先に考えて作っています。文字の大きさ、色の見分けやすさ、マウスを使わずキーボードだけでの操作まで、はじめから土台に組み込みました。公共のデジタルサービスでも使われている設計の考え方にならっているので、目が見えにくい方や、細かい操作が苦手な方にも無理がありません。
実際は、会社に合わせて作ります
ここでお見せしているのは、動きを分かりやすくしたサンプルです。品名や仕入先はすべて架空のもの（内装や住宅設備の資材）で、実在の会社とは関係ありません。
実際のお仕事では、この画面と同じデザイン、同じ進め方で、あなたの会社の在庫に合わせてわたしたちがいっしょにお作りします。品目の呼び方も、発注点の決め方も、現場のやり方に合わせて整えます。
よくある質問
- QExcelでの在庫管理は、何が限界になりますか。
- A
同時に開けない、どれが最新か分からない、に加えて、発注点が担当者の頭の中にあるので「切らしてから気づく」ことが増えます。だれがいつ出し入れしたかも残らず、実際の棚とずれていきます。
- Q発注点とは何ですか。
- A
在庫がこの数まで減ったら注文する、という引き金の数です。ここに達したら頼みどき。Webにすると、割った瞬間に画面のほうが教えてくれます。
- Q在庫管理のエクセルテンプレートでは足りませんか。
- A
数を入れておくことはできます。ただ、テンプレートは教えてはくれません。発注点を割っても、こちらから見にいかないと気づけないままです。切らす前に動くには、画面のほうから知らせる仕組みが要ります。
- QいまのExcelから移せますか。
- A
はい。CSVで取り込めます。書き出しもExcelでそのまま開ける形なので、行き来できます。
- Q費用はどのくらいですか。
- A
規模とやりたいことで変わるので、まずお話をうかがってお見積もりします。大手にまるごと頼むより、必要なところから小さく始められます。
まずは、さわってみてください
言葉で読むより、動かしたほうが早い部分です。在庫管理のサンプルを開いて、品を一つ出庫してみてください。画面が発注どきを教える瞬間が、いちばん伝わります。同じ考え方で作った名簿・顧客管理のサンプルもあります。
自社の在庫でやってみたくなったら、お問い合わせからご相談ください。いまお使いのExcelを見せていただくところから、いっしょに始められます。