申込の受付から通知まで、手作業をなくして自動でつなぐ
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申込書が届くたびに、担当者が同じ内容を台帳へ書き写す。ひとつずつIDとパスワードを発行し、決まった形式の一覧ファイルに整えて、別の管理システムに登録する。最後に、お客さまへ「お使いいただけるようになりました」と連絡する。ひとつひとつは短くても、件数が増えるほど時間がかかり、写し間違いや二重連絡も起きやすくなります。
わたしたちは、この受付から連絡までの流れを、丸ごと自動でつながるようにしました。担当者に残るのは「内容を確かめて、承認する」だけです。
どこに手間がかかっていたか
全国に広がる加盟先から申込を受け、1件ずつアカウントを用意して、別の管理システムに登録する。そんな受付業務でした。手作業だったのは、おもに次のところです。
- 申込の内容を、台帳に書き写す
- ルールに沿って、IDとパスワードを1件ずつ発行する
- 登録先が読める、決まった形式の一覧ファイルにつくり直す
- その一覧を、管理システムに打ち込む
- お客さまへ、開通のお知らせを送る
どれも決まった手順のくり返しです。決まっているからこそ、人がやると疲れるし、間違いも忍び込みます。
受け取る・つくる・送る、を一本の流れに
流れを4つに分けて、人が見るべきところだけ残し、あとは仕組みに任せました。
受け取る。申込は、専用の画面から直接アップロードしてもらいます。安全な一時的なリンクで受け取るので、ファイルをメールで何度もやりとりする手間がなくなります。
確認して、承認する。届いた申込は一覧の画面に並びます。担当者は内容に目を通し、ボタンひとつで承認する。人が確かめる場所は、あえて残しています。
つくる。承認された申込から、台帳を自動で組み立てます。IDやパスワードの付け方といった細かな決まりは、仕組みが代わりに守ります。登録先が読める決まった形式の一覧ファイルへの変換も、自動です。
送る。でき上がった一覧を、管理システムへ自動で登録します。お客さまへの開通のお知らせも自動で届きます。一度連絡した相手には二度送らない印をつけているので、同じ通知が重なって届く心配もありません。
人は判断に、手間は仕組みに
受付から連絡までが一本につながり、担当者は「確かめて承認する」ことに集中できるようになりました。写し間違いや二重連絡は起きにくくなり、申込の件数が増えても、同じ手順のまま回ります。
仕組みは、作って終わりにはしません。実際に使いながら、つまずいたところをすこしずつ直していく。人の手仕事を、判断のいるところへ寄せていく。これが、わたしたちの業務システムの作り方です。
毎日くり返している受付や登録、転記の作業に手を取られているなら、お問い合わせください。どこを仕組みに任せられるか、いっしょに見つけます。