会員へのお知らせは、メールの一斉送信で。資料は、そのメールに添付して配る。会員どうしの相談は、宛先を並べた長いメールで回す。会員制の組織の事務局で、こんなふうに毎日を回している方も、多いのではないでしょうか。
メールは手軽です。ただ、やりとりがどんどん流れていきます。あとから「あの話、どこにあったかな」と探しても、たくさんのメールに埋もれて出てこない。資料も、それぞれの受信箱の中にばらばらに散っていきます。やりとりを流さずに残せる場所がほしい。そんな相談から、会員サイトづくりが始まりました。
テーマごとのグループが並ぶ。会員はログインして、興味のあるグループに入る
メールで回すと、やりとりが流れて消えていく
メールのいいところは、たしかにあります。だれもが使えて、特別な準備がいりません。届いたその場で読めます。
いっぽうで、会員どうしのやりとりをメールだけで回すと、いくつかの困りごとがついてまわります。まず、決まったことも途中のやりとりも、時間がたつと受信箱の奥に沈んで、探せなくなります。次に、同じ資料が何通ものメールに紛れて、どれが最新か分からなくなります。そして、宛先から漏れた人には、そもそも届きません。
会員が増えるほど、この困りごとは大きくなります。事務局は、同じ問い合わせに何度も答え、同じ資料を何度も送り直すことになります。
ある会員制の組織との、会員サイトづくり
お手伝いしたのは、たくさんの会員がいる組織の事務局です。お客さまのところでは、会員どうしがテーマごとに集まって、資料を出し合い、意見を交わします。その場を、これまではメールで支えていました。
やりたかったのは、そのやりとりを「残る場所」に移すことでした。会員がログインして入れる、会員だけの場所をつくる。そこにテーマごとの集まりをグループとして用意して、掲示板でやりとりし、資料もそこに置く。メールのように流れず、あとから探せる。そういう形です。
流さずに、探せる場所に残す
会員のページを作るだけなら、よくある会員サイトになります。いちばん大事にしたのは、会員どうしのやりとりが流れて消えず、あとからちゃんと探せることでした。ここが、この会員サイトの背骨です。
会員は、興味のあるテーマのグループに入ります。グループの中には掲示板があって、そこに書き込むと、やりとりがそのまま残ります。資料も、その話題のそばに置いておけます。一年前に交わした相談も、そのとき配られた資料も、グループを開けばそこにあります。メールの受信箱を掘り返さなくてよくなります。
話題ごとにやりとりが積み重なる。資料もその場に置いておける。各投稿は『印刷』で紙にもできる
だれがどのグループを見られるかは、会員ごとに分けています。役割に応じて、見える範囲が変わる。関係のない人にまで開かず、関係のある人にはきちんと届く。この線引きも、事務局といっしょに整えました。
新しい書き込みに、気づいてもらう
場所を作っても、書き込みに気づいてもらえなければ、やりとりは続きません。ここが、思っていたよりも大事なところでした。
たとえば、新しい書き込みがあったときは、メールでお知らせが届くようにしました。細かいことですが、書き込んだ本人にも同じお知らせを送るようにしました。これがよく効きました。事務局では何人かで一つの窓口を使っていて、だれかが書いても他の人が気づかないことが起きていたからです。本人にも届けば、「たしかに投稿できた」と分かり、周りも取りこぼしません。
お知らせのメールには、リンクを開く前にログインが必要だと、一言そえるようにもしました。リンクをいきなり開いてエラーが出ると、そこであきらめてしまう人が案外いたからです。小さな案内ですが、たどり着ける人がぐっと増えました。
会議で使えるように、紙にもする
やりとりは、画面で読むだけではありません。会議の場では、紙で手もとに置きたいという声がありました。そこで、読みたい書き込みを一つだけ選んで、きれいに印刷できるボタンを足しました。
ほかにも、添付できる資料の数や大きさの上限を広げました。書き込む欄も、使いやすい幅に直しました。使ってみて出てきた「もう少しこうしたい」に、その都度こたえてきました。作って渡して終わりではなく、現場のやり方に合わせて、いっしょに整え続けています。
使う人に、むずかしさを持ち込まない
会員サイトを作るうえで、いちばん気をつかったのは、はじめて開いた人がそのまま使えることでした。会員も事務局も、パソコンやウェブに詳しい人ばかりではありません。
ログインの案内、お知らせの届き方、ボタンの置き場所。一つひとつを、迷わず使えるところまで手を入れる。派手な機能を足すことよりも、目の前の一人がつまずかないことを先に考える。地味ですが、ここをていねいにやるほど、会員サイトは長く使われます。
作って終わりにしない
この会員サイトは、渡したあとも動き続けています。使ううちに出てくる小さな困りごとに、一つずつこたえながら、すこしずつ良くしていく。会員サイトは、公開したときが完成ではなく、そこからが始まりです。
メールに流れて消えていたやりとりが、探せる場所に残る。事務局の「あの資料どこだっけ」が減り、会員も過去のやりとりをたどれる。そうやって使い込まれていくのを、これからも見守っていきます。
わたしたちにも、相談できます
会員へのお知らせや資料のやりとりを、メールの一斉送信でなんとか回している。あとから探せなくて困っている。そんなときは、お問い合わせから気軽にご相談ください。いまのメールやファイルの回し方を見せていただくところから、いっしょに考えられます。