パソコンの調子が悪い。新しいソフトの使い方が分からない。そんなとき、社内に聞ける人はいますか。IT担当のいない会社では、くわしい社員がひとりで背負うか、困りごとが後回しになりがちです。心当たりのある方も、多いのではないでしょうか。
聞ける人を、会社の外に持てます。ある研究開発の中小企業では、わたしたちが毎月きまってうかがう形でITの困りごとを引き受けて、1年以上つづいています。始まりは「会社のいまの数字を、自分で見たい」という、社長のひとつの相談でした。
数字が届くのは、四半期と期末だけ
その会社では、売上や利益の報告が四半期ごとと期末にまとまっていました。報告としては、それで十分です。ただ、社長が知りたかったのは、締めたあとの数字ではなく「いま」の数字でした。
その都度、総務にお願いすれば数字は出ます。けれど、頼むたびに総務の手が止まる。それはしたくない。社長はそう考えていました。だれかの仕事を増やさずに、知りたいときに自分で数字を見たい。相談は、そこから始まりました。
いちばん大事にしたのは、「社長が自分の手で」
答えは、しごくシンプルでした。会計ソフトを、社長ご自身が操作できるようになることです。見たい数字にたどり着くまでの手順を、社長のペースに合わせて、何度でも説明しました。
仕組みとして、めずらしいことは何もしていません。それでも、見たいと思ったその日に、だれにも頼まずに損益を確かめられる。この変化は小さくありません。総務の仕事は増えず、社長の知りたいは、その場でかなうようになりました。
相談がつづいて、毎月の形に
数字の相談がかたづくと、次の困りごとが出てきます。パソコンの操作で分からないところ、ITまわりで判断に迷うこと。ひとつ聞ける相手ができると、聞きたいことは自然と集まってくるものです。相談はつづき、毎月きまってうかがう形に落ち着きました。
いまの中身は、パソコンの操作説明や、ITの困りごとへのアドバイスです。派手な開発の話ではありません。けれど、こうした地味な困りごとこそ、聞ける人がいないと仕事が止まります。
聞かなくてもできることを、増やす
毎月の仕事で気をつけているのは、同じ質問に同じ説明をくり返さないことです。一度説明したことは、かんたんなマニュアルにして手元に残す。くり返しの手作業には、小さな自動化を仕込む。そうやって、聞かなくてもできることを増やしてきました。
その結果、呼ばれる回数は減りました。サポートをする側として逆のことをしているように見えるかもしれません。でも、呼ばれる回数が減るのは、その会社に力が付いたということです。空いた時間は、次の新しい困りごとに使えます。
外にある、うちの会社のシステム部
この仕事には「完成」がありません。毎月うかがい、そのとき困っていることを、いっしょに片づける。その関係が1年以上つづいています。
世の中では、情シス代行と呼ばれることもある形です。わたしたちは「うちの会社のシステム部」と呼んでいます。専門の部署を置くほどではない。でも、聞ける人はほしい。そんな会社の、外にあるシステム部です。
わたしたちにも、相談できます
ITの困りごとを、くわしい社員の善意と後回しでしのいでいるなら、お問い合わせから気軽にご相談ください。いま困っていることをうかがうところから、いっしょに考えられます。