いま動いている仕組みを、
だれでも回せる形に。

業務システムとは

会社の業務に合わせて、システムをつくります。既製のソフトに会社のやり方を合わせるのではなく、いまの手順に合わせて、画面も仕組みもつくります。

Excel・Access・FileMaker・サポートの切れたパッケージでまわしている業務を、Webへ移します。ためてきたデータも、いまのやり方も、そのまま引き継ぎます。パソコンでもスマホでも、外からでも、みんなが同じ最新の情報を見られます。

申し込まずに、試せます

どんな画面になるのかは、動くサンプルでお確かめいただけます。Excelの台帳をWebにしたもので、顧客名簿と在庫の2つをご用意しました。どちらも、データはすべて架空です。

お申し込みも、メールアドレスの入力もいりません。まず顧客名簿で、次の3つを試してみてください。

1. 名前の一部を入れて、探してみる
2. 電話番号をその場で直して、一覧にすぐ映るのを見る
3. 権限を切り替えて、直せる人と見るだけの人のちがいを見る

3つめが、属人化から抜ける入口です。だれが何をできるかを決めておくと、担当が変わった日にも業務が止まりません。

2つめを保存すると、画面の下に「だれが・いつ・何を直したか」が1行増えます。同じ名簿を開いている人の直しも、しばらくすると届きます。担当が変わったあとでも、何がいつ変わったかを読み返せます。

在庫のサンプルでは、数が減った品を画面のほうから知らせます。数え直しや発注のもれが、すこし減ります。

こんなお困りごとは、ありませんか

その仕組みをつくった人が、もう社内にいません。Excelのマクロも、Accessの画面も、中身を知っているのはひとりだけでした。その人が辞めたあと、手を入れられないままになっています。

使ってきたソフトのサポートが終わり、ライセンスの費用も上がっています。事務所の決まったパソコンでしか動かず、外からは開けません。ファイルは重く、コピーが何枚もできて、どれが最新かを探すところから始まります。

今のやり方で、なんとかまわってはいます。直したいところだけが、少しずつ増えていきます。

事務や管理の仕事を、長く同じ形で回してきた会社を想定しています。ライセンスの値上がり、サポートの終わり、担当の方の退職。やめる期限が外から来ていて、いま払っている費用の付け替えで動ける場合に、いちばん力になれます。

たとえば、こんな場面です。（実在の会社の話ではありません）

受注の一覧は、10年もののExcelです。つくったのは前の担当者で、シートの裏側にはその人が書いた計算式が並んでいます。列をひとつ足したいだけなのに、どこが連れて壊れるか分かりません。今のままなら動くので、だれも触らずにいます。

勤怠の集計は、FileMakerで動いています。毎年の請求書には、使う人の数だけライセンスの費用が並びます。つくった会社とは連絡が取れなくなりました。画面をひとつ直すのに、見積もりを取るところから始まります。

どちらの場面でも、業務はまわっています。足りないのは、手を入れられる形です。

同じことを、画面でご覧いただけます。（架空の在庫表です）

見た目は、ふつうの在庫表です。品番と品名が並び、在庫数が入っています。ここまでは、どこも壊れていないように見えます。

合計のセルを押すと、足す範囲が15行目で止まっています。あとから足した16行目の1,600円は、合計に入っていません。数は毎月出ていますが、合っていません。

空いて見える2行目を消しました。そこには、発注の判定が見ていた数字が入っていました。判定の列が、まるごと使えなくなります。消した人には、何を消したのかが分かりません。

この表をつくった人なら、2行目が何かを知っています。その人がいなくなったあとが、ご相談をいただく場面です。

顧客名簿でも、同じことが起きます。（架空の顧客名簿です）

さきほどのサンプルは、この名簿をWebへ移したあとの画面です。

会社名とご担当者、電話番号が並んでいます。「さくら商事」の電話番号を押しました。セルには03-1234-5678と見えていますが、上の欄に入っているのは312345678です。電話番号で探しても、この行は見つかりません。見つからなかった人は、同じ会社をもう一度登録します。

ふりがなで五十音に並べ替えました。ふりがなが空の3行は、いちばん下にまとまって落ちます。16行目の「(株)さくら商事」は、上にある「さくら商事」と同じ会社です。並べ替えても、同じ会社は隣に並びません。

名簿の右のほうに、前の担当者のメモが残っています。「同じ会社が2件あるときは」で、文は切れています。引き継がれなかったのは、ファイルではなく決めごとのほうです。

使うと、こう変わります

だれかひとりに頼らなくても、業務がまわります。引き継ぎのときに渡すのは、ファイルではなく使いかたになります。だれがいつ何を直したかが残るので、あとから読み返せます。

パソコンでもスマホでも、外からでも使えます。何人が同時に開いても、見えているのは同じ最新の情報です。

サポートの終わりやライセンスの値上がりを、気にせずに済みます。ばらばらだった数字はひとつにまとまり、毎月の集計にもそのまま使えます。

できること

• いまの手順のまま、移します。独自の計算も、決まった形の帳票も、承認の流れも残します
• 移すあいだ、業務は止まりません。新しい形を横で動かして、確かめながら切り替えます
• ためてきたデータを、引き継ぎます。過去の記録は、移したあとも同じように探せます
• 業務の種類は、ひろく手がけてきました。勤怠と休暇、受発注・見積・請求、在庫、顧客、予約と申込、日報や申請の回覧まで、実際につくっています

このサービスの特徴

いまのやり方ごと、移します

別のツールに載せ替えると、そのツールでできることに業務を合わせ直すことになります。独自の計算や帳票、承認の流れは、そこで落ちます。わたしたちは、その部分を残したまま移します。

現場になじむ画面をつくります

毎日使う人が迷わないように、いまの手順に近い並びにします。画面を開いた人が、説明を読まずに次にどこを押すか分かる形をめざします。

つくったあとも、同じ担当が見ます

使いはじめてから出た要望に合わせて直し、毎月の運用もそのまま引き受けます。ご相談をお受けするのも、つくるのも、あとから直すのも、同じ担当です。

ほかのやりかたとの違い

移し先の選びかたで、残るものが変わります。

別のツールに載せ替えるほうが早く済む場合もあります。分かれ目は、いまのやり方がそのツールに収まるかどうかです。収まるなら、そちらをおすすめします。

お約束します

• 移すあいだも、いまの業務は動いたままです
• ためてきたデータは、そのまま引き継ぎます
• つくった仕組みの中身は、お渡しします。追加の費用はいただきません
• 使いはじめてから出た要望は、月額の中で直します

お渡しするのは、プログラムの一式と、画面とデータの並びを書いた資料です。納品のときにお渡しし、そのあとはご希望のたびにお渡しします。ほかの会社に引き継ぐことになっても、そこから続けられます。

移したあとに何ひとつ変わらない、というお約束はしていません。いまのやり方のうち、変えたほうが楽になるところは、ご相談のうえで変えます。

つくっているのは、開発の会社です

コンピュータリブは、1998年から中小企業のシステムを手がけてきた開発の会社です。東京の神田神保町にあります。このホームページも、動くサンプルも、自分たちでつくって運んでいます。

会社のことは会社案内をご覧ください。

料金

つくる業務の広さで変わります。まずはご相談で業務をうかがい、お見積もりでご提案します。

• 幅の上のほうになるのは、画面の数が増えるとき、帳票のつくり込みが細かいときです。古いデータの手直しが要るときも、上のほうになります。部署をまたぐ場合は、権限の段が増えるとき、ほかのサービスとつなぐとき、スマホ用の画面を別につくるときです
• 月額の3万円は、つくったあとも同じ担当が見つづけるぶんです。使いはじめてから出た手直しも、データの預かりも、毎日の控えも、ソフトの更新も、この中に入ります
• 使いかたのご相談は、メールでその日のうちか、翌営業日にお返しします
• 画面を1つ足すような追加は、別にお見積もりします
• 制作費は、着手のときと納品のときの2回に分けてお支払いいただきます。割合は、お見積もりのときにご案内します
• 月額は毎月末に締めて、翌月末までに銀行振込でお願いします

ひとつの業務から始めた場合、初年度の合計はおよそ66万円です（制作費30万円＋月額3万円×12か月。税別）。

導入の進め方

ひとつの業務から始める場合、ご相談から切り替えまで、およそ3か月です。

1か月目：いまの業務をうかがい、始める範囲を決めます

60分ほどの打ち合わせを2回お願いします。いま動いているExcelやツールも、そのまま見せてください。整理してからご連絡いただく必要はありません。全部を一度に移さず、いちばん困っているところから始めます。

1か月目の終わりに、動く画面をお見せします。紙の資料ではなく、実際に押せる画面です。

2か月目：つくって、見ていただきます

できたところから見ていただき、直しながら進めます。実際に使う方に触っていただくのが、ここでいちばん大事なところです。

3か月目：切り替えます

ためてきたデータを移し、新しい形を横で動かして確かめます。いまの業務を止めずに切り替えます。

そのあとは、毎月

使いはじめてから出た要望に合わせて、続けて直します。

部署をまたぐ場合や、全社をまとめて移す場合は、もう少しお時間をいただきます。どのくらいかかるかは、ご相談のときにお伝えします。

これまでにつくったシステム

実際につくったシステムです。会社の名前は伏せています。どちらも複数の業務をまとめた例で、ひとつの業務から始める場合は、およそ3か月です。

• サービス業のお客さま（勤怠管理・従業員350名ほど）
  FileMakerで動いていた勤怠管理を、Webのシステムへ移しました。打刻の端末は10台ほど、長年ためてきた記録もそのまま引き継いでいます。古い形と新しい形をしばらく並べて走らせ、数字が合うのを確かめてから切り替えました。着手から切り替えまで、およそ4か月です。
• 業界団体さま（会員・イベント管理）
  会員企業の管理、講習会・イベントの申込と受付、総会の出欠、帳票の出力までを、ひとつの業務システムにまとめました。申込の確認と受付番号の発行は自動でおこないます。会員企業のご担当者が自分で見られる画面もあります。着手から運用開始まで、およそ5か月です。