イベントや教室の申込フォームを作りたい。そう思いながら、今日もメールや紙で申込を受けて、名簿にまとめ直している。教室が曜日ごとに分かれていると、そのとりまとめはさらに手ごわくなります。心当たりのある方も、多いのではないでしょうか。
申込の受付は、Webのフォームに置きかえられます。ある国際交流の団体では、曜日ごとに分かれる日本語教室の申込フォームを作り、あわせて毎年ひらくイベントのホームページも、毎年おまかせいただいています。同じ相手と続けて組むと、「今年もあれをやる」の負担が年々軽くなっていきます。
教室が分かれるほど、受付の手間はふえる
日本語教室のように、同じ教室を曜日ちがいで開いていると、申込の受付はとたんに複雑になります。申し込む側の希望はさまざまで、受ける側は曜日ごとに人数を数えながら、名簿を分けてまとめ直すことになります。
これを紙で受けると、集計も名簿づくりも手作業です。手書きの読みとりに迷えば、確かめ直す往復も生まれます。担当の方の時間が、教室の中身ではなく、受付のさばきに使われていきます。
この教室の申込も、以前は紙でした。ホームページに申込用紙のPDFを載せ、ダウンロードして記入したものを、窓口まで持ってきてもらう。申し込む方にも受け取る側にも、一手間も二手間もある運用でした。
曜日ごとの教室を、ひとつのフォームで受ける
お客さまの日本語教室では、申込を、ホームページのフォームで受けられるようにしました。申し込む方は、開いている教室の中から通えるものを選んで送るだけ。必須の項目を埋めないと送信できないので、書きもれのまま届くことがありません。
受け取る側には、必要な項目がはじめからそろった申込が届きます。聞き直しの往復が減れば、そのぶん教室の準備に時間を使えます。
フォームにしてから、申込は急にふえました。窓口まで持ってこなくても申し込めるようになり、入り口が広がったからだと思います。ふえた申込をどう受けとめるかが、次の課題になるほどでした。
いちばん大事にしたのは、「毎年くり返す」を軽くすること
お客さまとの仕事は、申込フォームだけではありません。毎年ひらく大きなイベントのホームページを、毎年おまかせいただいています。イベントは一度きりではなく、来年もまた開くもの。だからサイトづくりも、一度きりの仕事として作りません。
毎年のイベントサイトの更新を、毎回ちがう相手にゼロから頼むと、説明と確認のやりとりも毎回ゼロからになります。同じ相手と続けて組めば、前の年のかたちを知っている者どうし、「今年もお願いします」のひとことで動き出せます。変わるところだけを差しかえて、変わらないところはそのまま活かす。この積み重ねが、毎年の準備を軽くします。
フォームは、開いてからも育てる
申込フォームは、公開したら終わりではありませんでした。実際に受付が始まると、直したいところが見えてきます。この日本語教室のフォームも、開いたあとに手直しを重ねています。
こうした手直しをすぐに頼める相手がいるかどうかで、フォームの使い勝手は変わっていきます。作った本人なら、どこをどう直せばよいかがすぐ分かるからです。小さな直しを気軽に出せる関係が、フォームを現場に合った道具に育てていきます。
毎月の更新も、サーバーの引っ越しも
このホームページは、毎月の更新と保守もあわせてお受けしています。トップページの写真の差しかえのような小さな更新も、たまった宿題ではなく、毎月の続きの仕事として回っています。
途中には、ホームページを載せるサーバーの引っ越しもありました。こうした裏方の作業はふだん目に立ちませんが、任せる先が決まっていると、いざというとき迷わずにすみます。申込を受けたあとの通知や台帳づくりまで手作業をなくした話は、申込の受付から通知までを自動でつないだ事例で紹介しています。
わたしたちにも、相談できます
教室やイベントの申込がメールや紙のままで、とりまとめに手を取られているなら、お問い合わせください。いまの受付のながれを見せていただくところから、いっしょに考えられます。