ひとりに頼らない、仕事の仕組み
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毎日の業務を支えているExcelや、長年使ってきたソフト。動いているうちは、手をつけにくいものです。それでも、次のようなことが重なると、見直しどきが近づいています。
- 便利なExcelができているが、中身の計算は作った本人にしか分からない
- 長く使ってきたソフトの料金が、毎年すこしずつ上がっていく
- 「このソフトのサポートは終了します」という案内が届いた
どれも、すぐに止まるわけではありません。だからこそ後回しになり、いざ困ったときには、事情を知る人がもういないこともあります。落ち着いて考えられるのは、まだ動いているうちです。
見直しかたは、大きく3つ
使い慣れた仕組みを見直すとき、とれる方法は大きく3つあります。どれが向くかは、会社のやり方によって変わります。順にご説明します。
1. できあいのサービスに乗り換える
勤怠管理や会計など、よくある業務には、月ぎめで使えるサービス（SaaS）が数多くあります。自分たちで用意するものがなく、つねに最新の状態で使えます。
自社のやり方が世の中の標準に近いなら、これがいちばん手軽です。まず検討したいのは、この方法です。ただし、業務をサービスの形に合わせるのは自分たちの側になります。独自の決まりごとが多い業務では、かえって使いにくくなることもあります。
2. Excelのまま、整える
いまのExcelで足りているなら、無理に作り替える必要はありません。本人しか分からない状態をほどき、手順を書き残し、だれでも扱えるように整える。それだけで、不安の多くは解消します。
規模がまだ小さいうちや、やり方が変わりやすいうちは、身軽なExcelのほうが向いていることもあります。「作り直さない」も、確かな選択肢です。わたしたちも、必要があればそうお伝えします。
3. 自社に合わせて、作り直す
業務が複雑でサービスに乗り切らない、あるいは使い続けるほど費用がかさむ。そうしたときは、自社に合わせて作り直す方法があります。現場のやり方はそのままに、中身を今の技術で組み直します。
わたしたちも、値上げの続くソフトで動いていた勤怠管理を、使い慣れた画面のままWebに作り直しました。詳しい進め方は、FileMakerの勤怠管理をWebに作り直した記録にまとめています。作り直しで大切にしているのは、実際に使う人と一緒に、納得できる形にたどり着くことです
まずは、現状の棚卸しから
どの方法を選ぶにしても、始まりは同じです。いま何を使い、どこに困り、どれだけ費用がかかっているか。それを一度、書き出してみる。現状が整理できれば、乗り換える・整える・作り直すのどれが合うかは、自然に見えてきます。
その棚卸しから、わたしたちが一緒に考えます。向く方法は会社ごとに違いますから、まず現状を整理し、いちばん無理のない方法を一緒に選ぶところから始めます。
業務システムの見直しや移行については、社内システムの開発のページでもご紹介しています。