名簿管理のシステムを入れたいけれど、入れたあとの世話まで手が回るか分からない。そんな不安から、ボランティアの名簿を紙やエクセルのまま抱えている団体は少なくありません。心当たりのある方も、多いのではないでしょうか。
入れたあとの世話は、まるごと任せられます。ある地域の文化交流団体では、ボランティアの名簿と活動の記録を管理するシステムを、何年も止めずに使いつづけています。毎年度の保守と、年に一度の活動記録の入力は、わたしたちが受け持っています。
名簿の手入れは、年度替わりにどっと来る
ボランティアの名簿は、よく動く名簿です。年度が替わるたびに人が入れ替わり、住所や連絡先の変更が届き、活動のたびに記録が増えていきます。エクセルで追いかけていると、ファイルが年度ごと・用途ごとに分かれ、どれが最新か分からなくなっていきます。このあたりが、エクセルの名簿の限界です。
思いきってシステムを入れても、それで終わりではありません。土台のソフトの更新や不具合の手当て、たまっていく記録の入力。世話をする人がいないと、システムはすこしずつ古びて、気づけばエクセルに逆戻り、ということも起きます。
このお客さまも、以前は名簿と活動の記録を紙で管理されていました。いちばん重かったのは、紙でやっていたこと、それ自体です。直すには書き直し、数えるのも探すのも、人の目と手が頼りでした。
名簿管理ソフトとは、何をしてくれる道具か
名簿管理ソフトとは、名前や連絡先、所属、活動の記録といった人の情報を1か所に集めて、探す・直す・一覧にする仕事をまとめて引き受ける道具です。エクセルとのいちばんの違いは、複数の人が同じ名簿を同時にさわれて、だれがいつ直したかの記録が残ることです。
既製のソフトで足りるのか、自分たちの決まりごとに合わせて作るのか。その見きわめかたは、名簿管理ソフトを選ぶ前に決めておきたい3つのことにまとめています。この記事はその先、入れたあとにどう使いつづけるかの話です。
いちばん大事にしたのは、「止めずに、使いつづける」こと
いちばん大事にしたのは、システムを「止めずに、使いつづけられる」状態に保つことです。名簿のシステムは、入れた日がいちばん現実と合っています。放っておくと、人の入れ替わりや記録の積み重なりで中身がずれ、動かす土台のソフトも古びていくからです。
そこで、年度の区切りごとに保守を受け持ち、安心して動きつづけるように手を入れています。このご依頼は毎年度つづいていて、それ自体が、名簿が止まらずに使われている何よりの証拠だと考えています。作って終わりにしない。その姿勢をいちばん長くつづけている仕事のひとつです。
活動の記録の入力も、わたしたちが受け持つ
このお客さまからは、システムの保守とあわせて、年に一度の活動記録の入力もお任せいただいています。一年分の活動の記録をシステムに入れて、名簿を最新の状態にととのえる仕事です。
システムの会社が入力まで受け持つのは、めずらしい形かもしれません。けれど、入力が続かなくなった名簿は、どんなに良いシステムでも古びていきます。道具の世話と中身の世話をひとまとめに引き受けるのが、名簿を長持ちさせる近道です。ホームページの毎月の世話を受け持つホームページおまかせ運用も、同じ考えのサービスです。
入れたあとに感じる変化は、名簿がWebで管理できるようになった団体のみなさんが感じる、おなじみの良さです。書き直しのいらない直しかた、いつ開いても最新の名簿。この「ふつうに便利」が何年もつづいていることが、いちばんの変化だと考えています。
個人情報は、きちんと守ることを土台に
もうひとつ気をつかっているのは、預かっているのが人の情報だということです。ボランティアの名簿には、住所や連絡先をはじめ、外に出してはいけない個人情報が詰まっています。だからこの仕事は、個人情報をきちんと守ることを土台に進めています。
わたしたちにも、相談できます
名簿の手入れや、入れたあとのシステムの世話に手が回らないと感じたら、お問い合わせください。いまの名簿と、毎日の手入れの流れを見せていただくところから、いっしょに考えられます。