名簿管理ソフト、選ぶ前に決める3つのこと
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会員やお客様の名簿を、そろそろエクセルから移したい。そう思ってソフトを探し始めると、既製のアプリ、月ぎめのクラウドサービス、自社に合わせて作る方法と、選択肢がたくさん出てきて迷います。
どれが合うかは、製品の良し悪しよりも、自分たちの名簿の使い方で決まります。選ぶ前に次の3つを整理しておくと、候補はしぼりやすくなります。
1. 名簿の使い方は、世の中の標準形に近いか
名前・連絡先・履歴を管理するだけなら、既製の名簿管理ソフトやアプリが数多くあります。**使い方が標準的なら、まず検討したいのは既製のサービスです。**すぐ始められて、費用も読みやすいからです。
一方で、名簿には会社や団体ごとの決まりごとが表れます。会費の口数や支部ごとの扱い、独自の項目、承認してから反映する手順。こうした独自の決まりが多いと、既製のサービスには収まりきりません。無理に合わせると、結局エクセルが横に残って二重管理に戻ります。名簿の項目と運用の決まりを書き出してみて、標準形からどれだけ離れているか。それが最初の分かれ道です。
2. 費用は「月額×人数×年数」で見る
月ぎめのサービスは始めやすい反面、費用は使う人数と年数のぶんだけ積み上がっていきます。名簿は一度動き出すと長く使う仕組みなので、今月の費用ではなく、5年使ったときの合計で比べるのが確かです。
自社に合わせて作る場合は、費用の形が逆になります。最初に作る費用がかかり、そのあとはサーバー代と保守費だけ。使う人数が増えても、大きくは変わりません。人数が多い、または長く使うほど、作るほうが安くなっていきます。
3. だれが、日々の変更を担うか
名簿は作って終わりではありません。住所の変更、入会と退会、担当の交代。この手入れがひとりの担当者に集中すると、その人が休めなくなり、辞めたときにだれも分からなくなります。
道具を選ぶときは、手入れの仕事を減らせるか・分けられるかまで見ておくと安心です。たとえば、会員本人が自分の情報を直せて、事務局は確認して反映するだけ、という形にできれば、転記の仕事そのものがなくなります。だれがいつ直したか記録が残れば、複数人で安心して手を入れられます。
さわって確かめられるサンプルがあります
名簿管理の画面をWebにするとどうなるか、顧客名簿の動くサンプルを公開しています。検索、並べ替え、その場での修正、権限の切り替えまで、本物の業務システムの画面のままさわって確かめられます。エクセルの名簿との違いは、Excelの台帳がWebになったら、どう変わるかでくわしく紹介しています。
実例もあります。ある業界団体では、エクセルの会員名簿を、会員が自分で情報を直せるWebの仕組みに作り替えました。事務局の転記がなくなり、特定の担当者に頼らずに回るようになりました。くわしい経緯は、事務局の仕事を、ひとりに頼らない形にした話で紹介しています。
まずは、いまの名簿の棚卸しから
3つの整理は、いまの名簿を書き出してみるところから始まります。項目と決まりごと、使う人数、手入れをしている人。それが見えれば、既製のサービスで足りるのか、作るほうが合うのかは、自然にしぼれてきます。
その棚卸しから、わたしたちが一緒に考えます。整理した結果、既製のサービスで足りそうなら、そのようにお伝えします。作る場合の進め方は、社内システムの開発のページでご紹介しています。